Bijzondere contractvorm voor bouw circulair kleedgebouw

Dit bericht verscheen eerder op PIANOo.

Utrecht is ondertekenaar van het Grondstoffenakkoord 2017. Daarmee verbindt de gemeente zich, met een groot aantal andere overheden en bedrijven, aan de ambitie om in 2050 volledig circulair te zijn. ‘Om deze ambitie waar te maken zetten we onder meer pilots op’, vertelt Demian Keetelaar, Beleidsadviseur Vastgoed van de gemeente. ‘Door De Nieuwe Lunet te bouwen, leren we bijvoorbeeld veel over circulariteit. En omdat het om een klein gebouw gaat, is het een behapbaar en overzichtelijk project met weinig risico’s.’

Diverse wensen

‘Voor De Nieuwe Lunet had de gemeente verschillende bouwdoelstellingen’, zegt Robbert Schapendonk, Projectleider van de pilot. ‘Zo moest het gebouw naast circulair ook energie- en klimaatneutraal worden. Energieneutraliteit betekent voor ons dat de som van het verbruik van de installaties in het gebouw op jaarbasis nul is. Klimaatneutraliteit houdt in dat je alleen energie van duurzame bronnen gebruikt.’

Er waren nog meer wensen, vertelt de projectleider. ‘We wilden een open uitstraling met veel ramen, ondanks dat dit isoleren bemoeilijkt. Ook moest het gebouw toegankelijk worden voor mindervaliden en toekomstbestendig gemaakt worden. Dat betekent dat het gebouw later eventueel om te bouwen valt en zo een andere functie kan krijgen – bijvoorbeeld als kinderopvang. Tot slot wilde de gemeente ook zekerstellen dat de opdrachtnemer genoeg ruimte had om circulaire innovatie in het project mee te nemen.’

De gemeente wil bij het verduurzamen en circulair maken van gemeentelijk vastgoed Key Performance Indicators (KPI’s) en Total Cost of Ownership (TCO) toepassen. ‘Dat doen we bij al ons nieuwe vastgoed – dus ook bij De Nieuwe Lunet’, aldus Keetelaar. ‘Bij de verbouwing van bestaande gebouwen ziet de gemeente het belang van die KPI’s en TCO ook steeds vaker. Onze gemeente kijkt tegenwoordig altijd goed naar de geldstromen in relatie tot TCO. Zo houdt ze zicht op de financiële haalbaarheid van een project.’

Vruchtbare samenwerking

Utrecht koos heel bewust een specifieke aanbestedingsvorm voor De Nieuwe Lunet. ‘Eén met een functionele uitvraag, meervoudig onderhands en met een marktconsultatie vooraf’, zegt Keetelaar. ‘Hiermee wilden we vooral lokale partijen stimuleren mee te doen. Een aannemer van ver weg past nu eenmaal niet bij de duurzame ambities van onze gemeente.’ Dertien partijen kregen de uitvraag toegestuurd, vier reageerden, twee schreven zich in voor de aanbesteding.

De winnende aannemer huurde een externe partij in om De Nieuwe Lunet een Milieu Prestatie Gebouw (MPG)-berekening én een Gemeente Praktijk Richtlijnen (GPR)-berekening te geven. Keetelaar: ‘Met MPG meet je de milieubelasting van een gebouw aan de hand van toegepaste materialen. Met GPR bereken je de totale duurzaamheid van een gebouw. Vooral met deze GPR-berekening heeft Utrecht goede ervaringen – die bevelen we collega-gemeenten zeker aan. Wel raden we ze daarbij aan om er een adviespartner bij te betrekken. Dan weten ze zeker dat de berekening klopt.’

Sterke vertrouwensrelatie

‘Qua contractvorm overwogen we eerst Design Build & Maintain’, zegt Schapendonk. ‘Maar daar kozen we uiteindelijk niet voor. Die DBM-contracten kunnen in onze ogen problemen opleveren. Denk bijvoorbeeld aan een te beperkte flexibiliteit om wijzigingen in de vooraf opgestelde plannen door te voeren.’

De gemeente geeft de voorkeur aan onderhoud in eigen beheer. Schapendonk: ‘Zo houden we grip op langetermijnafwegingen die nodig zijn bij beheer, zoals prestatieafspraken en vervangingsmomenten binnen het onderhoudscontract. Omdat het bestuur van sportclubs vaak kort actief is en uit vrijwilligers bestaat, houden we over dat soort zaken liever zelf de regie.’

Welke contractvorm de gemeente wél koos? ‘Een bouwteam’, zegt Keetelaar. ‘Deze contractvorm vraagt om een hechte samenwerking tussen opdrachtgever en -nemer. En wij zochten een partner die meedenkt en een sterke vertrouwensrelatie biedt.’ Bij een bouwteam bepalen de opdrachtgever en -nemer vooraf gezamenlijk kwalitatieve doelstellingen. ‘De relatie staat centraal. Want niet alles dat je in een project doet, is in een contract te vatten. De enige harde afspraken gingen bij ons over het Programma van Eisen en het inschrijfbedrag.’

Actief contractmanagement

Als je kiest voor een bouwteam is het budget ondergeschikt bij de aanbesteding, legt Schapendonk uit. ‘We gaven dat budget dus een lage wegingsfactor in de beoordeling van inschrijvingen. Ook gaven we inschrijvers een plafondbedrag.’

Schapendonk: ‘Goed opdrachtgeverschap staat bij dit project centraal. Maar de focus op de relatie wil niet zeggen dat er geen actief contractmanagement ingericht moet worden. We moeten de focus op de zachte kant houden en tegelijkertijd de harde kant niet verwaarlozen om het meeste uit de relatie tussen opdrachtgever en –nemer te halen.’